從培訓(xùn)看辦公自動化

從培訓(xùn)看辦公自動化

辦公自動化是由計算機來實現(xiàn)的，但只有將計算機和使用人員的工作很好地結(jié)合在一起，才能真正實現(xiàn)辦公自動化所要達到的目的。我們經(jīng)常看到的情況是，辦公室里的軟、硬件設(shè)備很先進，但使用人員的應(yīng)用水平卻沒有相應(yīng)的提高。原因何在？驛之友計算機技術(shù)應(yīng)用服務(wù)中心總經(jīng)理馬力先生認(rèn)為，這是因為辦公自動化缺少了有效培訓(xùn)這個環(huán)節(jié)。
  
目前，在計算機應(yīng)用方面有很多提供培訓(xùn)的單位，但據(jù)觀察，其培訓(xùn)對象90％以上是外企單位，國內(nèi)企業(yè)對于計算機應(yīng)用培訓(xùn)顯得并不那么熱心。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，這些都是日常辦公活動，一邊干一邊學(xué)就可以了，為了使用技巧進行培訓(xùn)，既花錢又耽誤時間，沒必要。例如，微軟曾搞過一次國家機關(guān)大用戶的義務(wù)培訓(xùn)，可是這些國家機關(guān)連擠出半天時間都說比較困難，可見對培訓(xùn)活動的積極性并不很高。
  
與此形成對比的是，很多國企非常熱心于購置先進的軟硬件設(shè)備，軟、硬件設(shè)備升級很快，但辦公自動化并沒有達到應(yīng)有的水平。其結(jié)果是，原來的投資還沒有很好地真正發(fā)揮效用，又要追加新的投資。另一方面，由于培訓(xùn)工作沒有跟上，操作者的計算機應(yīng)用水平也沒有得到相應(yīng)的提高。國企和機關(guān)的技術(shù)升級跟得快，到了年底總結(jié)工作時可以成為業(yè)績，但是培訓(xùn)就不好說了。如果報告中說今年花了多少培訓(xùn)費用，上面的領(lǐng)導(dǎo)就可能會認(rèn)為IT部門無能棗這幾個人都教不會，還要請別人教。
  
相反，很多外企在硬件環(huán)境的投資上很吝嗇棗有些現(xiàn)在還在使用Windows 3.1和Word 6.0，但卻積極支持員工的培訓(xùn)。這些公司考慮的是如何將現(xiàn)有的軟件用精、用透，而不是使用了多新的版本。企業(yè)永遠(yuǎn)也跟不上技術(shù)的更新?lián)Q代，在軟硬件基本設(shè)施能夠滿足工作需要的情況下，這些外企所要考慮的就是如何提高基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用水平，盡可能決地收回軟、硬件投資，提高工作效率。
  
大部分單位（國內(nèi)單位及外企）的計算機應(yīng)用培訓(xùn)工作，大多由本單位的人事部門和IT部門共同負(fù)責(zé)管理。但是，在管理的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題：
  
首先，計算機應(yīng)用培訓(xùn)應(yīng)該由誰來做？
  
IT部門的工作人員雖然對計算機軟件十分熟悉，但對辦公活動中的具體應(yīng)用問題并不精通。而人事管理部門的工作人員，雖然對辦公程序十分清楚，但是對計算機應(yīng)用軟件技術(shù)卻不精通，所以也不可能勝任培訓(xùn)工作。
  
但是，因為企業(yè)或者行業(yè)內(nèi)部都有IT部門，這就決定了花錢買培訓(xùn)的難度。這樣的單位往往會覺得自己不需要找別人培訓(xùn)，自己的IT人員就能勝任。其實，企業(yè)IT部門的主要工作是做主業(yè)內(nèi)部的IT管理和規(guī)劃，而不是這些具體的操作和培訓(xùn)工作，另外，企業(yè)內(nèi)部的IT人員大多是計算機專業(yè)出身，他們不了解辦公的流程，也沒有管理和市場銷售的經(jīng)驗，這就注定他們的培訓(xùn)僅停留在對軟件功能的剖析上，就算業(yè)務(wù)人員能夠?qū)⑦@樣乏味的培訓(xùn)堅持聽下來，也會與實際的應(yīng)用脫節(jié)。
  
例如Excel的報表棗無論財務(wù)報表、銷售報表還是人事部門的管理報表等，都滲透了管理者的思想，是供管理者使用的。就像MBA的管理最后都要落實到數(shù)字一樣，最終企業(yè)的效益、人員管理都要用數(shù)字來體現(xiàn)。所以學(xué)Excel不是學(xué)簡單的報表，而是學(xué)各種管理思想，怎樣用這樣的思想來整理計算數(shù)字。很難想像，一個機關(guān)中沒有管理經(jīng)驗的IT人員在進行培訓(xùn)時能夠?qū)?a class="channel_keylink" href="http://www.drawell.net/peixun/Excel-PPT.html" target="_blank">excel的使用與管理結(jié)合起來。
  
很多企業(yè)的管理為什么上不去，這一定程度上是因為決策者的決策基礎(chǔ)就是拍腦門，拍胸脯，而不是以科學(xué)的數(shù)據(jù)為依據(jù)。投資不做預(yù)算，不做定量的分析。如果沒有合適的工具軟件來輔助，進行定量分析是一件非常麻煩的事情，要收集大量的數(shù)據(jù)并且運用一些理論和算法對數(shù)據(jù)進行預(yù)測分析。但是如果你的競爭對手會這一套，他的決策就會比你準(zhǔn)、比你高。畢竟，現(xiàn)在的企業(yè)決策已經(jīng)不是比誰的腦子活，而是在比誰掌握的信息全面、誰的分析準(zhǔn)確。
  
培訓(xùn)是幫助企業(yè)練內(nèi)功。買軟件有意識了，培訓(xùn)費再貴也不過是買一臺電腦的錢，而這筆錢可以讓電腦用得更好。現(xiàn)在大家都在討論“TCO（總擁有成本）”問題，培訓(xùn)表面看似多花了些錢，但它卻是在降低總體成本過程中的一個不可忽視的環(huán)節(jié)。